Få saker är så stressframkallande som en smockfull inkorg, och jag pratar inte om spam här utan faktiska e-brev som du bör svara på, eller åtminstone behandla. Jag har fått väldigt mycket mejl i perioder, nu snittar det runt 100 stycken per dag vilket är hanterbart men kan bli tokigt tidskrävande.

Eftersom jag gör merparten av mina affärer via e-post så vill jag förstås ha inkorgen under kontroll. Därför har jag läst en hel del om hur man kan få kontroll på sin inkorg, och till slut har jag kommit fram till en metod som faktiskt fungerar. Den plockar lite av varje från olika lösningar på mejlproblemet, vilka och var kan jag faktiskt inte direkt svara på, men det spelar så klart mindre roll eftersom den fungerar.

Innan jag börjar så bör jag berätta att jag använder webbmejlen Gmail för all min e-post. Eftersom jag arbetar från flera olika datorer är det praktiskt att alltid ha mejlen tillgänglig i webbläsaren. Gmail är lite speciellt eftersom det inte finns några mappar eller liknande, utan istället har man labels (etiketter). Principen är dock densamma, oavsett om det är etiketter, mappar eller någon annan typ av sortering, så den här modellen fungerar även om du väljer att ladda hem din mejl.

Och ja, jag har åtskilliga e-postadresser, det kan också vara bra att veta. Jag väljer däremot att inte sortera efter e-postadress, utan jag sorterar allt gemensamt och ser till att svara med rätt adress istället. Har man flera e-postadresser så skulle man kunna använda modellen nedan ändå, men ha en uppsättning per e-postadress, istället för en övergripande alltså.

Då kör vi!

Förbered din sortering

Jag har valt att ha sex olika etiketter som jag sorterar mina mejl efter, men det räcker kanske med fyra eller fem. Egentligen tror jag att sex stycken är för många, men jag skall motivera mitt beslut senare.

Sätt upp följande fyra etiketter för sortering av e-brev:

• Brådskande
• Efterforskningar
• Senare
• Snabbis

Du kan så klart kalla dem för något annat, jag kör exempelvis engelska Urgent, Research, Later och Quickie eftersom merparten av mina mejl är på engelska. Dessutom har jag Mailing lists, eftersom jag följer och använder e-postlistor i arbetet, samt Social där allt som hör till social media (Facebook, Pownce med mera) hamnar.

Om du använder ett mappbaserat mejlprogram, typ Outlook eller Thunderbird, så behöver du en plats att lägga breven när du är helt klar med dem. Skapa en mapp som heter Arkiv eller liknande.

Nyckeln är en tom inkorg

Att ha 236 mejl i inkorgen är inte kul, du vet inte riktigt var du skall börja. Huvudet säger “från början”, men bara att bläddra tillbaka till sista brevet, se att det redan är tre dagar gammalt, är en situation du helt enkelt inte vill ha.

Nyckeln till mindre stress är en tom inkorg!

Därför vill du sortera dina mejl och se till att de lämnar inkorgen. Den enda gången du skall ha brev i inkorgen är innan du sorterat dem.

Så vad du gör är alltså att du sorterar dina brev i inkorgen efter de fyra etiketterna du skapat. I Gmail så betyder det att du sätter etiketten på brevet, och arkiverar det. Mejlprogram som bygger på mappstruktur, typ Outlook eller Thunderbird, kräver förstås att du flyttar brevet till den relevanta mappen.

Sorteringen

Det är inte så komplicerat att sortera sin e-post.

• Får du ett brev som går snabbt att svara på, under en minut, så sorterar du det som Snabbis.
• Brev som kräver efterforskningar och liknande sorteras som just Efterforskningar.
• Mejl som är riktigt brådskande och kräver svar omgående sorteras som Brådskande.
• Mindre brådskande mejl som du kan ta hand om vid ett senare tillfälle, sorteras som Senare.

Glöm inte att du skall tömma din inkorg på det här viset, i Gmail så sätter du alltså etiketten på brevet och arkiverar, i de flesta andra mejlprogram så flyttar du brevet till den relevanta mappen.

Inkorgen skall alltid vara tom! Den enda gången du har mejl i inkorgen är när den just kommit, och du har inte sorterat den än.

Att svara på breven

Jag tar en timme varje morgon för att svara på e-post, och drygar ut med lediga stunder under dagen. Brev som sorterats med Brådskande prioriteras förstås, dem svarar jag på varje morgon samt efter lunch, medan Snabbis-brev kan behandlas när jag har några minuter över.

Avsätt tid för din e-post! På så vis så kommer du aldrig efter med svaren. Vissa behöver bara en kvart om dagen, andra flera timmar. Om det senare gäller dig – även med den här metoden – så bör du kanske överväga ditt sätt att kommunicera på. Det låter inte helt bra…

När du svarat på ett brev så tar du bort etiketten. I Gmail betyder det att brevet försvinner från din etikett, men finns självfallet kvar arkiverat – du är helt enkelt färdig med brevet. I vanliga mejlprogram får du antagligen fysiskt flytta ditt brev till en arkiv-mapp som du skapat, eller liknande. Det viktiga är att mejlet inte är kvar i sin sortering, du skall inte behöva se det igen, annat än om du letar rätt på det själv förstås.

Det är en rak, snabb och smidig behandling av din e-post.

Vad vinner man på den här modellen?

Den tomma inkorgen är den största vinsten. Att mejl ligger några dagar i Senare-högen är inte alls lika stressframkallande som att ha en lång lista i inkorgen. Sorteringen gör att du kan koncentrera dig på en sak och svara på dina Brådskande mejl när det är lämpligt, och klämma in några Snabbisar när det passar sig. Brev som ligger i Efterforskningar behöver troligen planeras ytterligare, men på det här sättet kan du få en överblick över dem och riskerar inte tappa bort dem bland allt annat tjafs som letar sig in i inkorgen.

Jag sparar flera timmar varje vecka på den här modellen, och önskar verkligen att jag hade kommit fram till den när jag hade som mest att göra för ett par år sedan.

Du kanske behöver komplettera med några etiketter till för att sortera dina mejl, typ Social och Mailing lists som jag har. Det är så klart helt okej, men tänk på att inte sortera för mycket – då blir det svåröverskådligt och du tappar hela poängen med sorteringen.

Använd även filter så mycket det bara går. Ett filter kan behandla ditt mejl och direkt flytta det till rätt plats. Jag har exempelvis filter som sorterar alla e-postlistor till Mailing lists och arkiverar dem, liksom e-postutskick från diverse social tjänster och sajter online – de hamnar direkt i Social. Hur du sätter upp filter beror på hur du hanterar din e-post, men du kan alltid sortera din mejl maskinellt utifrån avsändaren, mottagaren eller ämnet, vilket vanligen är vad du behöver för att skyffla undan delar av dina mejl automatiskt.

Allt för att göra onlinelivet lite lättare, inte sant?

Hur hanterar du din e-post? Fungerar den här modellen för dig? Berätta i kommentarerna! Kolla även några bloggar om stress, e-post och planering.